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Livraison d’email vers les serveurs de l'ETNIC

Voici quelques conseils afin de maximiser les chances de voir vos emails sur les serveurs email de l'ETNIC.

 

Si vous êtes une entreprise, veuillez fournir les informations ci-dessous à votre prestataire informatique afin que ce dernier puisse agir en conséquence.

Si vous êtes un particulier, nous vous suggérons de contacter votre fournisseur d’accès internet.

 

1. Comment m'assurer que mes emails seront livrés ?

Nous ne pouvons garantir à 100% que vos emails seront livrés. Nous comprenons que les emails sont critiques et l'ETNIC met tout en œuvre pour assurer leur livraison. Cependant, nous devons nous assurer que nos utilisateurs sont protégés des menaces véhiculées par les emails, tels que le spam, les virus, phishing et malwares. A cet effet, nos infrastructures sont protégées par un système anti-spam qui peut bloquer un email considéré comme étant indésirable.

 

2. Comment l'ETNIC détermine-t-elle la réputation d'un serveur email ?

L'ETNIC utilise les services d'une société tierce, leader sur le marché afin de protéger ses infrastructures. Ce service se base sur plusieurs éléments afin de déterminer si l'email est fiable (liste non exhaustive) :

  • la réputation de l'adresse IP
  • la réputation de l'URL
  • la réputation du domaine
  • la réputation de l'expéditeur
  • la signature DKIM
  • le SPF

3. Est-ce que l'ETNIC peut whitelister mon adresse IP ou mon domaine ?

Non. En whitelistant (= mettre votre adresse sur liste « blanche », autorisée) votre IP ou domaine, nous nous exposons à des risques de phishing, virus ou malware usurpant votre domaine. Nos utilisateurs font confiance à ce qui vient de votre domaine, et pourraient s’exposer à des virus.

 

4. Pourquoi les emails que j'envoie vers les serveurs de l'ETNIC arrivent dans le courrier indésirable du destinataire ?

Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte pour déterminer la réputation de votre IP ou domaine.

Notre système anti-spam peut livrer votre email et changer son sujet pour prévenir l'utilisateur. Il peut aussi décider de bloquer complètement votre email si le "score" spam est trop élevé.

Si vos emails tombent régulièrement dans le courrier indésirable de nos utilisateurs, nous vous encourageons à vérifier votre politique d'envoi et votre configuration.

 

5. Quelles actions un expéditeur peut-il prendre pour améliorer la livraison vers l'ETNIC ?

Voici une liste non exhaustive d'éléments que vous pouvez vérifier :

  • si une boîte email dans votre domaine a été piratée, assurez-vous que le compte n'est plus actif ou que son mot de passe a été modifié ;
  • séparez vos flux emails. Utilisez des IP différentes pour vos emails de masse et pour les emails utilisateur ;
  • assurez-vous de signer vos emails avec DKIM. Nos serveurs seront assurés que l'email vient bien du bon serveur ;
  • contrôlez votre trafic email. Si vous envoyez trop d'emails à la fois, nos systèmes peuvent ralentir la livraison ;
  • vérifiez le contenu de vos emails. Par exemple un email sans sujet est plus susceptible d'être considéré comme étant indésirable ;
  • publiez un enregistrement DNS inverse (PTR) pour les IP de vos serveurs d'expédition.

Les messages d’erreur les plus fréquents

 

Si vos emails sont régulièrement refusés par les infrastructures de l'ETNIC, nous vous invitons à consulter la page FAQ. Voici quelques messages d'erreur que vous pourriez recevoir de nos serveurs.

 

1. Erreur "Rejecting for Sender Policy Framework"

Votre email a été refusé car nos serveurs ont détecté que le serveur utilisé n'est pas autorisé pour votre nom de domaine. Les gestionnaires de votre domaine ont publié un enregistrement SPF qui liste les serveurs autorisés à envoyer pour le domaine. Vous avez probablement envoyé votre email via un serveur qui ne se trouve pas dans la liste.

Si vous utilisez un serveur autorisé, alors il se peut que le destinataire ait fait une redirection vers une autre adresse email. Le mécanisme SPF pourrait bloquer votre email, à tort. Dans ce cas, nous vous invitons à prendre contact avec votre interlocuteur via un autre moyen.

 

2. Erreur "Rejecting banned content"

Nos systèmes anti-spam ont analysé le contenu et l’objet de votre email, et un mot clé interdit a été détecté. Essayez de reformuler votre message.

 

3. Erreur "Rejecting due to banned file attachment content"

Le type de pièce jointe dans votre email n'est pas toléré par nos systèmes. Par exemple, si votre pièce jointe est compressée (.zip ou .rar, par exemple), essayez de l’envoyer sans compression. Si le volume de la pièce jointe est trop important, déposez-la sur un système Cloud sécurisé (type Dropbox) et envoyez le lien.

 

4. Erreur "IP name lookup failed. No PTR record found"

Nous vous invitons à prévenir votre administrateur email, en lui fournissant cette FAQ.

 

5. Erreur "Message size exceeds fixed limit"

La taille de votre email est trop importante. Réduisez le poids des pièces jointes ou la taille du message. Si malgré cela, le volume de la pièce jointe est trop important, déposez-la sur un système Cloud sécurisé (type Dropbox) et envoyez le lien.

 

6. Erreur "too many connections from your IP, please try again later"

Vos systèmes email ont envoyé trop d'emails sur une courte période. Nos systèmes refusent temporairement vos emails. Veuillez patienter, votre email sera livré plus tard.

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