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Vers une comptabilité publique moderne avec l’ERP SAP

Depuis le 1er janvier 2019, la Fédération Wallonie-Bruxelles assure le suivi de ses comptabilités grâce à l’ERP SAP. Ce progiciel de gestion intégré répond au besoin de modernisation de la comptabilité publique. Un nouveau projet mené par l’ETNIC


Une implémentation progressive

C’est en 2010, que l’ETNIC et la FW-B ont décidé d’implémenter un progiciel de gestion intégré au sein de l’administration. L’objectif était de répondre à des besoins comptables et logistiques d’une part, mais aussi à des besoins plus spécifiques tels que la traçabilité des denrées alimentaires et la gestion du prêt de matériel.

Petit à petit, l’ETNIC a alors déployé SAP auprès de ses bénéficiaires, tels que les services du Ministère (administration centrale ou services décentralisés) [1], les services administratifs à comptabilité autonomes [2] ou les organismes publics [3].

En 2014, dans le cadre de son audit « Contrôle interne du cycle des dépenses et inventorisation du patrimoine mobilier au sein du ministère de la Communauté », la Cour des comptes stipulait que « le système informatique implémenté constitue une bonne pratique de gestion, qui pourrait utilement être généralisé au sein des différents services de la Fédération Wallonie-Bruxelles ».

 

[1] Centres Adeps, Centre Marcel Hicter, Centre de prêt de Naninne, …

[2] Musée royal de Mariemont, FSE, SFMQ, AEF, fonds des bâtiments

[3] ARES, école d’administration publique, Fonds Ecureuil, Service du médiateur, …


Une collaboration efficiente

Enfin, en février 2017, sous l’impulsion du Ministre de tutelle, Monsieur André Flahaut, le Gouvernement de la FW-B  a décidé de totalement basculer vers l’ERP SAP paramétré par l’ETNIC. Ce fut chose faite le 1er janvier 2019. Le 28 janvier, le Ministre a remercié les équipes de l’administration et de l’ETNIC qui ont contribué au projet en soulignant la gestion du changement efficace et innovante (grâce à l’e-learning et aux SPOC) ainsi que le partenariat et la collaboration efficiente entre l’ETNIC.


Plus d’intégrité et de transparence des données

Les plus grands avantages du progiciel SAP sont non seulement de répondre aux normes légales mais également de garantir l’intégrité et la transparence des données financières disponibles en temps réel. Ceci permet une prise de décision plus efficace et une meilleure gestion des moyens financiers. Autre avantage conséquent, la FW-B est désormais munie d’un seul outil dans lequel sont intégrés tous les différents métiers financiers et logistiques.

Pour finir, c’est grâce à une méthodologie de travail pragmatique et un modèle générique (comptabilité budgétaire, comptabilité générale, comptabilité analytique, gestion du patrimoine, gestion des achats et des stocks) que le déploiement de la solution a pu être accéléré.


Quelques chiffres-clés pour l'administration centrale, pour l'exercice 2019

  • 5.609 nouveaux engagements approuvés depuis le 17/12/2018, pour un montant global de plus de 5,6 milliards
  • 3.867 commandes d'achat pour un montant de plus de 686.000 €
  • 251.506 documents comptables pour un montant de plus de 8,3 milliards d'€
  • 83 000 fournisseurs et 81 000 clients
  • 19 500 articles et 115 000 équipements
  • 800 utilisateurs supplémentaires
  • 11 modules fonctionnels de l'ERP SAP (FM, FI, CO, AA, PS, MM, SD, PM, SD, CS, BI) et  utilisation de SAP Enable Now (E-Learning)
  • infrastructure SAP disponible 24/7
  • 39 entités comptables dans 4 mandants en production
  • Gestion de plus de 12 milliards d’euros
  • Un centre de compétence SAP de 10 agents

Un budget optimisé

Pour l’infrastructure, les licences, la maintenance et les ressources humaines internes et externes, le budget pour les projets SAP n’aura été que d’un peu plus de 7 millions d’euros depuis 2009. En comparaison, l’ancien outil coûtait plus d’un million par an, pour un périmètre plus limité.

La première étape du projet accomplie, les équipes du Ministère et de l’ETNIC sont déjà en train de finaliser la seconde phase, la tenue d’une comptabilité en partie double complète, une comptabilité analytique approfondie et l’amélioration de différents processus.

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